Was maßgeschneiderte Software im Vergleich zu fertigem SaaS kostet

Eine fertige SaaS-Lösung kostet je nach Funktionsumfang in der Regel 20 bis 300 € pro Monat je Nutzer oder Unternehmen. Maßgeschneiderte Software verlangt eine einmalige Anfangsinvestition von 10 000 bis 80 000 € zuzüglich geringerer laufender Kosten für Hosting und Wartung. Die entscheidende Frage ist nicht, was am Anfang günstiger ist, denn das gewinnt immer SaaS. Entscheidend ist, was über drei bis fünf Jahre günstiger ist und ob die fertige Lösung Ihre Prozesse überhaupt abdeckt.

Kostenvergleich über die Zeit

Warum SaaS günstiger aussieht, als es sein muss

SaaS-Plattformen rechnen pro Nutzer oder pro Volumen ab; die Kosten wachsen also direkt mit dem Unternehmen. Ein Unternehmen mit fünf Beschäftigten zahlt einen Bruchteil dessen, was ein Unternehmen mit hundert für dasselbe Werkzeug zahlt. Bei schnell wachsenden B2B-Unternehmen können die SaaS-Kosten über drei bis fünf Jahre daher die einmalige Investition in eine Eigenentwicklung übersteigen, mit dem Unterschied, dass am Ende nichts davon dem Unternehmen gehört.

Wann fertiges SaaS die richtige Wahl ist

• Ein standardisierter Prozess – Buchhaltung, E-Mail-Marketing, Projektmanagement und Ähnliches, das in jedem Unternehmen weitgehend gleich läuft.
• Ein schneller Start – Sie brauchen die Lösung jetzt, nicht in einigen Wochen.
• Unsicherer künftiger Bedarf – Sie wissen noch nicht, ob das Unternehmen diesen Prozess langfristig in dieser Form braucht.
• Geringes Volumen oder kleines Team – bei kleinerem Nutzungsumfang bleiben die Kosten niedrig.

Wann Eigenentwicklung die richtige Wahl ist

• Ein spezifischer Prozess, den keine fertige Lösung sauber abdeckt – das Unternehmen biegt sich um die Software, statt dass die Software dem Prozess dient.
• Wachsendes Nutzer- oder Datenvolumen – in größerem Maßstab schlägt die einmalige Investition steigende Monatsgebühren.
• Volle Kontrolle über die Daten – besonders bei sensiblen Daten, wo eine Drittplattform ein Sicherheits- oder Compliance-Risiko darstellt.
• Mehrere Systeme in einem Ablauf – wenn ein Unternehmen fünf oder sechs getrennte Werkzeuge betreibt und eigentlich ein verbundenes System braucht statt Daten von Hand zu übertragen.
• Technologie als Wettbewerbsvorteil – ist die Software Teil dessen, was das Unternehmen seinen Kunden bietet, kann eine fertige Lösung es nicht unterscheidbar machen.

Versteckte Kosten, die gern vergessen werden

Bei SaaS:

• Zuschläge bei Überschreiten von Limits für Datensätze, API-Aufrufe oder Nutzerplätze.
• Gebühren für zusätzliche Integrationen oder Premiumfunktionen.
• Kosten der Datenmigration, falls das Unternehmen später wechseln will.

Bei Eigenentwicklung:

• Laufende Wartung und Aktualisierung, typisch 15 bis 20 Prozent der ursprünglichen Investition pro Jahr.
• Skalierung der Infrastruktur bei wachsendem Volumen.
• Eine klare Vereinbarung über langfristigen Support nach dem Start. Was dabei zu verlangen ist, behandelt wie Sie einen Anbieter auswählen.

Der hybride Weg ist die Regel

Die meisten B2B-Unternehmen nutzen tatsächlich nicht nur einen Ansatz. Standardisierte Prozesse laufen auf fertigen Werkzeugen, während jene Prozesse, die das Unternehmen unterscheiden oder für Standardprodukte zu speziell sind, gebaut werden. Ein typisches Beispiel ist ein maßgeschneiderter KI-Agent auf einem bestehenden SaaS-CRM. Diese Kombination bietet meist das beste Verhältnis von Kosten und Nutzen.